Quer saber como otimizar a gestão e produtividade para agências? Confira as cinco principais dicas no nosso post.
As demandas dos clientes, os desafios criativos e a necessidade cada vez maior de se manter atualizado e relevante – ao mesmo tempo que obtém lucro – fazem parte da administração de uma agência.
Produzir ideias criativas é o cerne do trabalho de uma agência, mas o resultado final de qualquer empresa é a produtividade. Se você não entregar os jobs dentro do prazo prometido, perderá clientes – não importa quão excelentes sejam suas ideias ou serviços.
Se você deseja melhorar a gestão e a produtividade de sua agência sem comprometer a produção criativa, está na hora de seguir as cinco dicas abaixo:
1. Escolha um nicho e busque se especializar
Muitas agências tentam “abraçar” clientes de vários setores do mercado. Porém, nem sempre manter esse perfil multifacetado é interessante. Pelo contrário, geralmente, essa abordagem compromete a performance da equipe.
Resumindo: ao fazer de tudo um pouco, você torna muito difícil para sua agência atender os clientes de forma eficaz.
Na verdade, a especialização costuma ser a chave para o sucesso em um ambiente competitivo. Principalmente porque as expectativas do cliente estão mudando. Por exemplo, as empresas estão procurando agências de nicho que conhecem um segmento e que se autodenominam especialistas em áreas específicas – não gurus de setor, o que ninguém nunca é.
Pense nisso. Se você é uma das poucas agências que oferecem um serviço específico e sua experiência é grande, significa que os clientes estarão dispostos a pagar mais por ele, já que é exclusivo.
Além disso, estreitar seu escopo também pode ajudá-lo a operar com menos colaboradores e custos mais baixos. Isso sem mencionar o impacto positivo na gestão e produtividade para agências.
2. Repense seus processos de gerenciamento de projetos
A gestão de projetos é crucial para o desempenho e o sucesso dos negócios – e nas agências não é diferente. Na verdade, os processos de gerenciamento de projetos são importantes não apenas para sua equipe, mas também para seus clientes.
Quando contratam sua agência, provavelmente os clientes desejam se envolver em suas atividades. Claro, não há nada de errado com isso, a menos que sua abordagem de gerenciamento de projetos seja bastante complexa.
Por isso, quanto mais simples o fluxo de gestão de projetos, melhor.
Sabendo disso, para otimizar os processos e garantir melhorias na gestão e produtividade para agências, vale investir em algumas boas práticas:
- Em primeiro lugar, invista em um software de gerenciamento de projetos para organizar todos os membros da equipe, tarefas, documentos e outros recursos que são relevantes para seus projetos.
- Em seguida, certifique-se de manter seus clientes informados. Para facilitar todo o processo de gerenciamento de projetos, usando um software para agências, você sempre pode usar modelos para automatizar os relatórios, agilizar o agendamento de reuniões e compartilhar arquivos importantes na nuvem. Esses recursos e muitos outros ajudam na gestão e produtividade para agências.
3- Procure a automatização do desenvolvimento
Para conduzir uma campanha em todo o ciclo, do briefing até a entrega ao cliente, você precisa mobilizar profissionais de vários times, que executam diferentes tarefas. Com tantas demandas e colaboradores envolvidos, fica fácil perder o controle de quais tarefas foram concluídas, o que ainda precisa ser feito e quem trabalha em cada fase da campanha.
Neste contexto, investir em soluções tecnológicas que ofereçam suporte para o gestor é fundamental.
O desenvolvimento automatizado por meio de uma ferramenta de gerenciamento de projetos é fundamental na gestão e produtividade para agências. Sua utilização ajuda a criar um gráfico de fluxo de trabalho que rastreia todas as áreas envolvidas na campanha, ao mesmo tempo que permite a visualização dos vários estágios de desenvolvimento do projeto.
Como um benefício adicional, uma software de gerenciamento de projetos pode ajudar a esclarecer funções e responsabilidades e permitir que o gestor distribua as tarefas de cada projeto, tomando como base a capacidade de cada indivíduo.
4- Fomente a parceria entre as áreas criativa e financeira
Em muitas agências, a integração operacional e financeira não está muito bem alinhada, sendo que são usados KPIs que não fazem sentido para a outra área. E, às vezes, esses setores nem mesmo interagem, prejudicando a gestão e a produtividade para agências.
Um sistema de gestão facilita a integração e o alinhamento entre as áreas, fornecendo insights e monitoramento de desempenho. A ferramenta também garante uma melhor previsibilidade dos resultados financeiros.
Em síntese, um software de gestão e produtividade para agências torna a administração mais transparente e confiante, orientando todos os colaboradores rumo ao sucesso.
Como facilitar a colaboração entre as áreas financeira e criativa?
Os departamentos financeiros analisam grandes visões gerais financeiras, geralmente utilizando planilhas, relatórios, balanços e visões gerais de fluxo de caixa. Embora os gerentes criativos não sejam estranhos às planilhas, às vezes as informações financeiras são lidas como um idioma estrangeiro.
Pensando nisso, é importante desenvolver uma metodologia interna de distribuição e compartilhamento de informações. Os dados financeiros devem ser distribuídos de forma digerível e intuitiva, utilizando gráficos.
Para realmente estabelecer um senso de colaboração, a liderança de ambos os departamentos precisa estar disposta a trabalhar a partir de uma variedade de fontes, incluindo dados de sistemas financeiros e de gerenciamento de projetos. Isso pode incluir itens como desempenho recente do orçamento, lucratividade de cada projeto e produtividade dos colaboradores.
5- Tenha atenção à gestão de pagamentos
Sua agência pode enfrentar grandes problemas devido aos atrasos nos pagamentos. Por isso, manter o olho no fluxo de caixa e ter uma política de gestão financeira consistente e eficaz é fundamental nesse processo.
São várias as contas a pagar da agência: fornecedores, colaboradores CLT, PJ e freelancers, além de pagamentos de despesas fixas. Sabendo disso, para garantir a gestão e produtividade para agências, priorizar a administração das finanças é fundamental.
Já no caso dos pagamentos a serem realizados pelos clientes, ou seja, na gestão das contas a receber, é preciso ter uma estratégia de cobrança e controle rigoroso de prazos, além de negociações em caso de atrasos.
Para reduzir o risco de falta de pagamento, você deve deixar seus termos e condições claros desde o início. Ofereça diversos modos de pagamento, como Pix, cartão de crédito, boleto ou débito em conta, o que otimiza o tempo e custo de cobrança.
Além disso, vale destacar que a tecnologia é fundamental para controlar o equilíbrio do caixa quando se utiliza uma ferramenta para gerenciar pagamentos recorrentes. Basta cadastrar o cliente e os dados de cobrança do FEE (ou outra forma de remuneração recorrente) e deixar que o sistema cuide do resto.
Esse guestpost foi escrito pela Operand, empresa desenvolvedora de um sistema integrado de gestão de equipes, projetos e tarefas que ajuda a organizar as demandas do dia a dia e a otimizar a gestão do tempo e produtividade. Experimente!